So verkürzen Sie Besprechungen (wirklich)

Omar L. Gallaga

Wenn Sie einem typischen Bürojob nachgehen, auch aus der Ferne, verbringen Sie wahrscheinlich mehr Zeit in Besprechungen, als Ihnen lieb ist. Letztes Jahr ergab eine Umfrage des KI-Kundenengagement-Unternehmens Dialpad, dass 83 Prozent der 2.800 Befragten angaben, vier bis zwölf Stunden pro Woche in Besprechungen zu verbringen. Wenn Sie Gründer oder Führungskraft sind, kann diese Zeit auf über 20 Stunden ansteigen.

Niemand kann es Ihnen verübeln, dass Sie erschöpft sind. Unabhängig davon, ob sie virtuell oder persönlich stattfinden, erfordern Besprechungen Konzentration und können anstrengend sein, insbesondere für Introvertierte, denen die Interaktion mit Kollegen keine Energie gibt.

Sofern Ihr Unternehmen nicht die mutige Haltung einnimmt, Meetings zu eliminieren, wie Shopify Anfang des Jahres angekündigt hat, ist es unwahrscheinlich, dass Sie ihnen gänzlich entkommen können. Aber Sie können zumindest versuchen, sie kürzer zu gestalten, insbesondere wenn Sie der Organisator sind. Mitarbeiterversammlungen dauern in der Regel viel zu lange und werden durch Zoom-Probleme, müßiges Geschwätz und das Fehlen einer klaren Agenda in die Länge gezogen.

Keine Strategie ist perfekt, aber hier sind einige Ideen, wie Sie die Zeit, in der Sie in der Hölle stecken bleiben, verkürzen können.

Wenn Sie Besprechungsplaner sind, sollten Sie darüber nachdenken, auf einstündige oder 45-minütige Besprechungen zu verzichten, es sei denn, sie sind geschäftskritisch oder umfassen viele Teams, die Aktualisierungen präsentieren. Fragen Sie sich: Können wir alles in 30 Minuten erledigen? Wie wäre es mit 15? Überfordern Sie sich nicht mit der im Kalender eingeplanten Zeit.

Bevor Sie die Einladung versenden, fragen Sie sich: „Müssen alle diese Personen an diesem Treffen teilnehmen?“ Sie können diejenigen, die nicht anwesend sind, bei Bedarf jederzeit mit einem kurzen Update eintragen. Auch Meetings mit zu vielen Teilnehmern dauern wahrscheinlich länger.

Die Person, die das Meeting organisiert hat, sollte die Diskussion leiten und darauf achten, dass sie auf dem richtigen Weg und pünktlich verläuft. Wenn das auf Sie zutrifft und das nicht zu Ihren Stärken gehört, beauftragen Sie jemand anderen mit der Leitung des Meetings. Führen Sie keine Besprechungen ohne Verantwortlichen durch. Das ist eine tolle Art zu wandern und zu lange zu gehen.

Jeremy White

Emily Mullin

WIRED-Mitarbeiter

Will Knight

Der pandemiebedingte Shutdown machte Zoom zu einem Tool, das fast jeder nutzen musste, vom CEO bis zum K-12-Schüler. Aber seltsamerweise schienen die Leute nicht viel besser darin zu werden, mit den vielen Steuertasten von Zoom umzugehen und den Ton zum Laufen zu bringen. Wir schreiben das Jahr 2023 und Meetings sind immer noch geprägt von der Frage: „Können Sie mich hören? Bin ich stumm geschaltet?“

Teilen Sie den Teilnehmern im Voraus mit, dass der virtuelle Besprechungsraum 10 Minuten früher geöffnet wird, damit eine Schonfrist besteht, in der Sie Ihr Mikrofon und Ihre Kamera in Betrieb nehmen können. Wenn möglich, bitten Sie jemanden im Besprechungsraum, Ihnen bei der Lösung dieser Probleme zu helfen.

Achten Sie darauf, welche virtuelle Plattform Sie für Besprechungen verwenden. Der Wechsel von Zoom zu Microsoft Teams und Google Meet bringt mehr Variablen mit sich, die zu Verzögerungen führen können.

Stellen Sie für alle Arten von Besprechungen sicher, dass es eine Tagesordnung gibt. Nichts lässt ein Meeting länger dauern als der Mangel an Aktionspunkten und ziellose Gespräche.

Apropos Konversation: Beschränken Sie Smalltalk auf fünf Minuten (oder kürzer). Wenn sich ein Team längere Zeit nicht getroffen hat, sind ein paar Höflichkeiten in Ordnung, aber lassen Sie sich dadurch nicht von der Tagesordnung abbringen. Planen Sie bei regelmäßigen Meetings den Social-Chat bis nach dem Meeting ein.

Wenn Teilnehmer das Gefühl haben, gehetzt zu sein und sich gegen kürzere Besprechungen sträuben, erinnern Sie sie daran, dass Zeit Geld ist. Hier finden Sie mehrere „Wie viel kostet uns dieses Treffen?“ Rechner, die Ihnen einen guten Eindruck davon vermitteln, wie viel Geld lange Meetings verschwenden.

Wie bei rein virtuellen Meetings sollten Sie erwägen, den Online-Meetingraum und den Präsenzraum fünf bis zehn Minuten früher zu öffnen, und machen Sie im Voraus klar, dass Hybrid-Meetings nicht angehalten werden, damit die Online-Meetings eingerichtet werden können.

Es ist schwierig, die Ablenkungen von Personen zu regulieren, wenn diese nicht im Raum sind. Für alle, die persönlich teilnehmen, sollten Sie jedoch in Betracht ziehen, während Besprechungen eine Richtlinie einzuführen, bei der es zu keiner Ablenkung durch Telefon kommt. Telefone werden stummgeschaltet und außer in Notfällen weggelegt. Anstatt den Leuten einen Vorwand zu geben, zu ihren Mobilgeräten zu greifen, um sich Ihre Agenda anzusehen, sollten Sie darüber nachdenken, sie auszudrucken. Niemand verschwendet gerne Papier, aber es kann sich lohnen, die Aufmerksamkeit der Leute von ihren Bildschirmen abzuwenden.

Apropos Tagesordnung: Ihre Tagesordnung sollte unabhängig von der Art der Besprechung Zieldiskussionszeiten für jedes wichtige Thema enthalten. Für einige Themen benötigen Sie möglicherweise nur fünf Minuten, für andere 15 Minuten oder mehr. Notieren Sie sich diese Zeiten, damit die Teilnehmer wissen, welche Zeitprioritäten sie haben. Wenn Sie diese Idee auf die nächste Ebene bringen möchten, tun Sie, was Podcaster tun, um den Überblick über die Zeit zu behalten: Verwenden Sie für jedes Thema einen Countdown-Timer im Pardon the Interruption-Stil. Sie können viele kostenlose Countdown-Timer-Apps oder Websites online finden. BigTimer.net ist eines der am einfachsten zu verwendenden. Es funktioniert in jedem Browser, kann individuell angepasst werden und verursacht keine zusätzlichen Kosten für Ihre Meetings.

Reden wir jetzt über Essen. Ja, Essen. Waren Sie schon einmal in einer Besprechung und es kam völlig aus dem Ruder, weil eine Geburtstagstorte oder ein Essensaufstrich 10 oder 15 Minuten vor der Besprechung in Anspruch nahm? Leute, die Pappteller mit Leckereien von einem Obst- und Gemüsetablett füllen, können eine große Zeitverschwendung sein, ganz zu schweigen von einem Ärgernis für diejenigen, die sich online anmelden und nicht an den Leckereien teilnehmen können.

Wenn Sie für ein Meeting Snacks benötigen, stellen Sie sicher, dass es sich um Essen zum Mitnehmen handelt. Bagels sind großartig. Eine Frühstücks-Taco-Bar mit 10 Salsa-Sorten? Verabschieden Sie sich von Ihrer angestrebten Nachbearbeitungszeit.

Wenn schließlich alle Diskussionsthemen besprochen und Aktionspunkte zugewiesen wurden und noch Zeit auf der Besprechungsuhr übrig ist, zögern Sie nicht, die Sitzung vorzeitig zu unterbrechen. Sie werden ein Büroheld sein, wenn Sie Ihren Kollegen helfen können, etwas von ihrer Zeit zurückzugewinnen. Seien Sie wachsam: Lassen Sie nicht zu, dass lange, ineffiziente Besprechungen zur Norm werden.

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